SWOT adalah singkatan dari Strenghts (kekuatan), Weakness (kelemahan), Oppurtunities (peluang), Threats(ancaman). Analisa SWOT adalah alat yang digunakan untuk mengidentifikasi isu-isu internal dan eksternal yang mempengaruhi kemampuan kita dalam memasarkan event kita.
Kekuatan dan Kelemahan
Untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan event, kita harus mencermati isu-isu dalam organisasi yang mempengaruhi kemampuan kita menjual event ke pasar dan sponsor. Wilayah penting yang perlu digali adalah persepsi dari si EO itu sendiri terhadap suatu event. Jika EO kita memandang event tersebut sebagai perioritas dan peluang untuk meningkatkan profil EO, maka event tersebut menjadi sebuah kekuatan. Namun jika kita memandang event tersebut sebagai pemborosan sumber daya,maka event tersebut menjadi kelemahan.
Peluang dan Ancaman
Langkah selanjutnya adalah menganalisa semua faktor di luar organisasi yang mungkin mempengarhi event kita. Analisa eksternal ini akan membantu kita mengidentifikasi peluang dan ancaman yang terkait dengan event. Segera setelah menentukan ancaman-ancaman atas event kita, kita bisa menaksir ulang situasi dan menganalisa bagaimana cara mengubah ancaman itu menjadi peluang.
Sebagai contoh,jika kita sedang menangani sebuah festval untuk anak-anak, faktor-faktor eksternal berikut ini mungkin mempengaruhi event kita :
- Cuaca
- Ada acara yang lebih besar berlangsung pada hari yang sama
- Minimnya kehadiran pada event tahun lalu
- Sediktnya jumlah anak dalam kelompok usia yang relevan di database kita, dan lain-lain
Penting sekali memustkan perhatian pada masing-masing ancaman atas sebuah event saat kita menjalankan perencanaan, untuk memastikan keberhasilan event tersebut. Pengategorisasian suatu ancaman akan menentukan cara kita merespon ancaman untuk meminimalkan efeknya.
1. Monitor
Ancaman yang kita putuskan untuk “sekedar dimonitor” adalah jenis ancaman yang tidak atau sedikit dapat di kontrol, tetapi tidak berdampak besar pada event. Kita hanya ingin tahu apa yang akan terjadi
2. Monitor dan Analisa
Ancaman yang kita putuskan untuk “di monitor dan di analisa” merupakan ancaman yang bisa sedikit dikontrol, tetapi kita perlu memastikan bagaimana ancaman tersebut dapat mempengaruhi event kita.
3. Strategi-strategi Kontingensi
Ancaman yang kita putuskan untuk “di respon dengan suatu startegi kontingensi”, adalah semua ancaman yang dapat kita kurangi pengaruhnya dengan perencanaan. Sebagai contoh jika cuaca buruk adalah ancaman bagi event di luar ruangan, kita bisa menetapkan bagaimana kita akan menanganinya, menunda event, pindah ke indoor, pawang hujan atau sedikit merubah konsep.
4. Analisa in-depth dan Strategi Pengembangan
Ancaman yang kita putuskan untuk “di respon dangan analisa in-depth dan strategi pengembangan” adalah semua ancaman yang memiliki kemungkinan paling besar untuk mempengaruhi event kita. faktor-faktor teknologi, pesaing dan legislatif adalah contoh-contoh ancaman yang mungkin memerlukan analisa dan strategi pengembangan lebih detil lagi
Setelah semua telah kita analisa dengan baik, barulah kita dapat menentukan langkah selanjutnya untuk menjalankan event yang telah direncanakan, dan alangkah baiknya apabila kita juga dapat melakukan analisa pesaing dan strategi pemasaran terhadap event tersebut (Perlunya Web Komunitas Event Organizer)
Kekuatan dan Kelemahan
Untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan event, kita harus mencermati isu-isu dalam organisasi yang mempengaruhi kemampuan kita menjual event ke pasar dan sponsor. Wilayah penting yang perlu digali adalah persepsi dari si EO itu sendiri terhadap suatu event. Jika EO kita memandang event tersebut sebagai perioritas dan peluang untuk meningkatkan profil EO, maka event tersebut menjadi sebuah kekuatan. Namun jika kita memandang event tersebut sebagai pemborosan sumber daya,maka event tersebut menjadi kelemahan.
Peluang dan Ancaman
Langkah selanjutnya adalah menganalisa semua faktor di luar organisasi yang mungkin mempengarhi event kita. Analisa eksternal ini akan membantu kita mengidentifikasi peluang dan ancaman yang terkait dengan event. Segera setelah menentukan ancaman-ancaman atas event kita, kita bisa menaksir ulang situasi dan menganalisa bagaimana cara mengubah ancaman itu menjadi peluang.
Sebagai contoh,jika kita sedang menangani sebuah festval untuk anak-anak, faktor-faktor eksternal berikut ini mungkin mempengaruhi event kita :
- Cuaca
- Ada acara yang lebih besar berlangsung pada hari yang sama
- Minimnya kehadiran pada event tahun lalu
- Sediktnya jumlah anak dalam kelompok usia yang relevan di database kita, dan lain-lain
Penting sekali memustkan perhatian pada masing-masing ancaman atas sebuah event saat kita menjalankan perencanaan, untuk memastikan keberhasilan event tersebut. Pengategorisasian suatu ancaman akan menentukan cara kita merespon ancaman untuk meminimalkan efeknya.
1. Monitor
Ancaman yang kita putuskan untuk “sekedar dimonitor” adalah jenis ancaman yang tidak atau sedikit dapat di kontrol, tetapi tidak berdampak besar pada event. Kita hanya ingin tahu apa yang akan terjadi
2. Monitor dan Analisa
Ancaman yang kita putuskan untuk “di monitor dan di analisa” merupakan ancaman yang bisa sedikit dikontrol, tetapi kita perlu memastikan bagaimana ancaman tersebut dapat mempengaruhi event kita.
3. Strategi-strategi Kontingensi
Ancaman yang kita putuskan untuk “di respon dengan suatu startegi kontingensi”, adalah semua ancaman yang dapat kita kurangi pengaruhnya dengan perencanaan. Sebagai contoh jika cuaca buruk adalah ancaman bagi event di luar ruangan, kita bisa menetapkan bagaimana kita akan menanganinya, menunda event, pindah ke indoor, pawang hujan atau sedikit merubah konsep.
4. Analisa in-depth dan Strategi Pengembangan
Ancaman yang kita putuskan untuk “di respon dangan analisa in-depth dan strategi pengembangan” adalah semua ancaman yang memiliki kemungkinan paling besar untuk mempengaruhi event kita. faktor-faktor teknologi, pesaing dan legislatif adalah contoh-contoh ancaman yang mungkin memerlukan analisa dan strategi pengembangan lebih detil lagi
Setelah semua telah kita analisa dengan baik, barulah kita dapat menentukan langkah selanjutnya untuk menjalankan event yang telah direncanakan, dan alangkah baiknya apabila kita juga dapat melakukan analisa pesaing dan strategi pemasaran terhadap event tersebut (Perlunya Web Komunitas Event Organizer)
