Contoh Notulen Rapat, Pemerintah, Sekolah

Sumber: Notulen Rapat
I. Pengertian notulen
1. Definisi
Notulen atau notula adalah pencatatan hasil sebuah rapat. Petugas yang membuat notulen biasanya disebut pembuat notula (notulis). Peran dan fungsi notulen sangatlah penting sebagai arsip atas pelaksanaan sebuah rapat. Bila dikemudian hari ada yang membutuhkan hasil rapat, pastilah harus membuka notulen rapat untuk cek kembali. Notulen rapat yang disampaikan dalam laporan berfungsi untuk memperkuat isi laporan. Laporan hasil diskusi biasanya juga dilengkapi dengan dokumen lain yang digunakan saat diskusi berlangsung. Misalnya, makalah dari pembicara, foto kegiatan, dan lain-lain.
Biasanya notulen juga dapat disertakan juga daftar hadir peserta serta bahan-bahan lain yang diperlukan. Sesuai dengan keperluan yang diminta. Notulen ditulis selama kegiatan berlangsung. Notulen berisi keterangan dan catatan hasil diskusi. Seseorang yang menulis notula disebut notulis.
2. Fungsi notulen
Notulen dapat diartikan sebagai rangkuman yang singkat, sistematis, padat dan menyeluruh dari suatu kegiatan rapat atau sidang.
Notulen sendiri memiliki fungsi yang tentunya sangat penting dalam kegiatan rapat, karena disinilah semua kegiatan rapat akan dibuktikan secara tertulis, berikut beberapa fungsi notulen :

Notulen dapat digunakan sebagai bukti tertulis bahwa rapat telah dilaksanakan.
Notulen dapat digunakan sebagai tolak ukur sukses atau tidaknya pelaksanaan rapat. Dan juga digunakan untuk acuan pelaksanaan kegiatan yang dihasilkan dari hasil keputusan rapat.
3. Sususan notulen
Sebuah notulen terdiri atas 4 bagian yaitu kepala notulen, isi notulen, bagian akhir dan penandatanganan. Susunan kepala notulen dilakukan agar para notulis secara mudah mengerti bagaimana cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga agar notulen dapat tersusun dengan rapi dan sistematis.
a. Kepala notulen
Kepala Notulen merupakan bagian yang pertama kali harus diingat dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :
Nama atau tema yang akan dibahas
Hari dan tanggal acara dilaksanakan
Waktu (Jam) pelaksanaan acara
Tempat pelaksanaan acara
Acara saat berlangsung
Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu ketua dan wakil ketua, sekretaris, notulis dan peserta

b. Isi notulen
Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal.Maksud dari pembuatan isi notulen adalah membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.
Adapun susunan sistimatika dalam penulisan notulen adalah.

Kata pembukaan
Pembahasan
Pembacaan Keputusan dari Hasil
Waktu (Jam) penutupan

c. Bagian akhir
Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen. Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah.

Nama Jabatan
Tanda tangan
Nama pejabat, pangkat, dan NIP

d. Penandatanganan
Penandatanganan berisi tentang tanda tangan dari pihak - pihak yang diangap penting dan bertanggung jawab atas terlaksananya acara rapat tersebut.Notula biasanya ditanda tangani oleh ketua,wakil ketua, sekertaris, notulis.
4. Pengertian Notulis dan Tugas Notulis
Menurut kamus besar bahasa indonesia (kbbi) notulis adalah orang yang bertugas membuat notula (catatan rapat). Dengan begitu notulis adalah orang yang mampu meyimak, dan menulis dengan baik agar hal - hal yang ada dalam diskusi tertangkap dengan baik. Sederhananya notulis adalah seseorang yang mencatat hasil dari jalannya diskusi dari awal hingga akhir acara.
Tugas notulis
Notulis mempuyai tugas dan peranan yang sangat penting di dalam diskusi. Berikut beberapa tugas dan hal - hal yang harus ditulis notulis di dalam diskusi :
Mencatat topik permasalah
Mencatat waktu (jam) dan tempat diskusi dilaksanakan
Mencatat jumlah peserta
Menyimak dan menulis segala hal atau proses yang berlangsung dalam diskusi
Menuliskan kesimpulan atau hasil diskusi
Mendokumentasikan catatan tentang diskusi yang telah dilakukan

Buga juga:https://id.123dok.com/tag/surat-rekomendasi

5. Tips menulis notulen rapat secara benar dan baik

Judul notula yang berisi organisasi penyelenggara rapat.
Keterangan penyelenggaraan rapat yang meliputi tempat rapat, tanggal dan waktu penyelenggaraan, pemimpin rapat, acara rapat, dan peserta rapat.
Pelaksanaan rapat yang meliputi pembukaan, sambutan Pembina OSIS, sambutan Pembina Teater, pembahasan program kegiatan Pelantikan Anggota Baru, tanya jawab dan lain-lain, serta penutup.
Notula rapat ditandatangani oleh ketua rapat dan notulis.