Rapat adalah cara yang baik untuk brainstorming, menciptakan ide-ide baru, dan untuk mengembangkan strategi. Anda tidak dapat mengadakan rapat tanpa alasan yang jelas. Sebelum rapat berlangsung, maka semua orang harus mengetahui tujuan rapat tersebut, apa yang akan dibahas dan apa yang akan dicapai.
Sebelum pertemuan dimulai, Anda harus mengetahui cara mengatur rapat yang efektif dan perlu merencanakan terlebih dahulu beberapa hal. Anda akan perlu mengetahui agenda Anda,siapa saja yang akan datang kepertemuan itu, tujuan dari pertemuan tersebut, juga Anda akan memerlukan ruang dan bahan untuk melakukan pertemuan. Akhirnya, Anda akan cara bagaimana untuk mewujudkan rapat yang sukses.
Lokasi pertemuan juga merupakan aspek penting untuk dipertimbangkan, jangan mencari tempat rapat didaerah entah berantah, bermil-mil jauhnya dari semua orang. Oleh karena itu Anda harus memilih tempat yang nyaman bagi semua orang. Juga, jika Anda akan mengadakan sejumlah pertemuan, Anda mungkin akan ingin menahan mereka di tempat yang sama. Hal ini untuk mencegah kebingungan yang akan berlangsung. Anda akan ingin memastikan bahwa lokasi tersebut cukup besar untuk menampung semua anggota. Pastikan ruangan nyaman, cukup terang dan dilindungi dari penyusup atau gangguan.
Untuk memastikan bahwa setiap orang hadir, pastikan Anda mengirimkan rincian untuk semua orang diawal. Dan jika Anda benar-benar membutuhkan mereka berada di sana, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menelepon mereka malam sebelumnya, atau pagi hari sebelum pertemuan berlangsung. Akan sangat sulit bagi seseorang untuk tidak muncul kepertemuan jika Anda menelpon mereka empat jam sebelumnya dan mereka berjanji akan berada di sana. Namun, jika Anda menelepon mereka dua minggu sebelum pertemuan tersebut dan mereka berkata “akan saya usahakan”, kemungkinan besar, mereka tidak akan berada di sana.
Demikian tips mengatur rapat yang efisien, semoga bermanfaat bagi Anda.
Anda dapat melihat yang artikel lainnya di:
TDW Club - Cara Mengatur Rapat Yang Efektif dan Efisien
